需求为主的中小企业电商ERP选购事项

聚水潭电商ERP     2017-08-23

  电商ERP如果从驱动角度来分,可以分为以需求驱动的电商ERP和以流程驱动的电商ERP。这两类系统由于设计因素不同,其内涵也有很大的差异。在选购的时候,当然注意点也有所不同。下面谈企业选购需求驱动型电商ERP的的注意事项,供各位参考。

  注意事项一:需求之间的相互联动。

  虽然有些电商ERP是围绕一个个需求所展开的。但是需求之间仍然存在着一些难以割舍的互动关系。如当销售订单审核之后,如何让采购、物料、生产等相关部门知道这个订单的存在;如对于预付性质的销售订单与采购订单,如何通过财务部门进行联动控制等等。这些都涉及到部门与部门之间、用户与用户之间的联动关系。如何需求之间没有形成类似的联动效应,那么很显然,部门之间的隔阂将无法通过ERP等信息化管理系统来消除。有时候,甚至还会加强。那么企业不是搬起石头砸自己的脚吗?

  所以企业即使选购需求驱动型的ERP,也需要注意各个需求之间的联动效应。具体的来说,在购买的时候,要向对方售前咨询顾问确认,当单据审核的时候,是否有一个通知的动作。如有些需求驱动型ERP会跟邮件系统结合。系统管理员可以指定,当单据审核的时候,可以向指定的用户发送邮件通知。如此的话,即使在流程上没有关联,但是至少可以通过邮件等通知手段来有机的把它们联系在一起,形成需求之间的相互联动。如果电商ERP有类似功能,则用户在单据审核之后也不用一个个的去通知。系统会自动通过邮件的形式向用户发送通告。

  注意事项二:最好带有流程自定义模块。

  有些电商ERP虽然在设计的时候是以需求为核心的,但是仍然会提供一个流程自定义模块。用户可以根据自己的需要,来定义企业业务的管理流程。如神州数码易飞电商ERP就是以需求为驱动的。不过其还有一个工作流系统,能够与之相集成。从而用户可以根据自己的需要,将各自相互独立的需求组合成一个管理流程。不过可惜的是,神州数码的这个工作流系统需要另外独立购买。

  其实还是比较推荐那些流程驱动的电商ERP。它们往往在设计的时候都已经体现了流程为核心的理念。对于那些喜欢需求驱动ERP的企业来说,最好还是需要注意流程对电商ERP的作用。这主要是因为现在强调部门之间合作,有时候一个业务往往涉及到多个部门。如果没有流程这个平台,很难将它们有机的联系在一起。如对于一些信用不好的客户,企业可能会采取预收款的形式。这在电商ERP中就可能涉及到销售、生产、财务、仓库等多个部门。如对于预付性质的销售订单,合理的处理思路是:当销售订单审核时,订单会处在挂起的状态。同时系统会自动生成一张收款性质的单据,财务就会根据这张单据去判断客户是否付款。当客户付款后,财务人员审核这张单据,才是销售订单才会正式审核。在此之前,采购、仓库、生产是无法进行后续动作的,也就是说只能够查询而无法进行单据的操作,如生成采购计划与生产计划等等。要完成这一系列的动作与控制,则必须有流程的帮助。如果没有流程在其中牵针引线,很难将它们有机的联系在一起。由于涉及到的部门比较多,即使有上面的邮件通知功能,也可能会有疏漏。为此笔者认为,企业在选购电商ERP的时候,即使选择的是需求驱动型的电商ERP,最好也要选购那些带有流程自定义模块的ERP软件。以便将一些比较复杂的业务在流程平台上进行整合。

  注意事项三:即时通信工具必不可少。

  对于一些流程驱动型的电商ERP,往往会有系统通知的功能。如用户定义了一个订单审核流程。当采购订单输入完毕后,用户点击"完成"按钮。则系统会发一个系统通知给采购经理。当采购经理登陆系统后,就会看到这个通知消息。然后通过这个消息可以直接打开对应的采购订单,而不用再去采购模块查找。查看无误后审核,然后系统又会发一个反馈信息给采购员。这就是流程驱动型ERP不可替代的优势。

  那么对于需求驱动型ERP来说,如何来实现类似的功能吗?总不能够没完成一个订单就电话通知吧?这显然会凭空增加用户的工作量。在这种情况下,可能一个即时通信工具就必不可少了。当用户完成或者审核一张单据后,就可以直接通过即时通信工具来告知相关的当事人。

  意见是,企业选购需求驱动型ERP的时候(包括其它信息化管理软件也是类似),最好自带有一个即时通信工具。如此的话,就可以跟系统的其他模块整合。如可以设置,当单据审核之后,自动发消息给指定的用户;还可以设置预警功能,当应收帐款到期或者库存数量低于安全库存的时候,向用户报警等等。这些功能都非常的时候。笔者以前负责神州数码易飞电商ERP的时候,他们就带有这个即时消息的工具。不过那时候还不成熟,没有跟系统的其它模块整合。到现在最新的版本,应该已经设计的不错了。

  总之对于需求驱动型的ERP,其最大的阻碍就在于沟通上。因为无法通过流程将相关的责任人联系起来,无法形成一股合力。此时只有借租即时通信等工具,来加强他们彼此之间的沟通与协调。

  注意事项四:承上启下的功能模块。

  对于需求驱动型ERP,有时候还需要一些承上启下的功能模块。对对于入库单到应付帐款,这中间就需要一个功能模块。笔者以前遇到过一款需求驱动型电商ERP,他们在设计的时候没有这个承上启下的功能模块,操作起来就显得很别扭。他们在生成应付帐款的时候,有两种方式。一是根据发票与应付帐款去匹配入库单,即先入好应付帐款单据,然后再手工的在关联入库单据或者在入库单据进行金额的分配。二是在入库单上进行过账作业,此时一张入库单对应一张应付单据。这两种方式,无论采用哪一种方式操作起来都比较麻烦。

  总而言之,对于需求驱动型的电商ERP,其选择的核心在于需求之间、用户之间的沟通上。如果能够将这个问题解决了,那么选型离成功又跨近了一大步。


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